Il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente dato notizia, aggiornando l’elenco a tal fine predisposto, di aver approvato un “Codice di Condotta per il settore delle Agenzie per il Lavoro” proposto da Assolavoro.
Il codice di condotta è uno strumento di regolamentazione volontario che enti rappresentativi di categorie di titolari del trattamento possono proporre di adottare per precisare le modalità di applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali.
Il codice in parola prevede possibilità di adesione per le agenzie per il lavoro che hanno la sede legale in Italia e che siano iscritte all’Albo informatico Nazionale delle Agenzie per il Lavoro a seguito del rilascio dell’autorizzazione da parte di ANPAL.
Per tutti i titolari che non rientrano tra i soggetti che possono aderire al codice, il codice stessa rappresenta un’occasione di verificate ed uniformare le proprie pratiche in materia di gestione delle risorse umane.
Ad esempio nel documento viene specificato come la raccolta del certificato penale del casellario giudiziale sia ammessa, nel rispetto delle previsioni di cui all’art. 2 octies del D.Lgs 196/2003, nei casi in cui sia necessario per adempiere ad obbligo di legge (ad esempio l’obbligo di cui all’art. 2 del d. lgs. 4 marzo 2014, n. 39 di nel caso di assunzione di lavoratori per lo svolgimento di attività professionali o attività volontarie organizzate che comportino contatti diretti e regolari con minori).
Con riferimento poi alla raccolta di informazioni relative al candidato, il codice di condotta indica che, di regola, le informazioni utili per la selezione vengono raccolte presso l’interessato. A riguardo il codice prevede la possibilità di avvalersi di informazioni pubbliche inerenti il profilo professionale disponibili su social network di natura professionale, ma alle seguenti condizioni:
- l’interessato venga contattato direttamente nello svolgimento di attività di ricerca e selezione del personale mediante un social network di natura professionale,
- sia data una informativa anche ai sensi dell’art. 14 GDPR.
Il fatto che il profilo social di un candidato sia disponibile al pubblico non può essere considerato di regola quale presupposto di liceità del trattamento dei dati personali contenuti nello stesso. Prima di esaminare il profilo sul social network di un potenziale candidato va verificato che il social network abbia natura professionale al fine di verificare l’ammissibilità dell’analisi dello stesso.
In ogni caso il codice di condotta prevede che sia effettuato un utilizzo nella misura meno intrusiva possibile, adottando ogni necessaria misura per garantire un corretto bilanciamento tra il legittimo interesse del titolare del trattamento di verificare le informazioni sul candidato e i diritti e le libertà fondamentali di quest’ultimo.
Nel codice di condotta sono poi state “confermate” alcune buone prassi che trovano già da tempo spazio nei provvedimenti dell’Autorità Garante, tra queste:
- la cancellazione dei dati raccolti durante il processo di selezione non appena sia evidente che non verrà fatta alcuna offerta di impiego o nel caso in cui l’offerta non venga accettata dal candidato;
- la possibilità di conservare tali dati in previsione di ulteriori opportunità lavorative, laddove abbia già provveduto ad informare opportunamente l’interessato e lo stesso non si sia opposto (sempre in limiti proporzionati che per le agenzie per il lavoro sono commisurati in 48 mesi);
- la previsione di fornire informativa, nei casi di ricezione dei curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati (e non quando i cv sono forniti mediante sezione dedicata del sito web), al momento del primo contatto utile successivo all’invio del curriculum medesimo.
Infine, con riferimento ai dati trattati nell’ambito dei rapporti di (somministrazione di) lavoro, la conservazione per un periodo di 11 (undici) anni dalla cessazione del rapporto di lavoro (definita tenendo conto del termine di prescrizione ordinario previsto dalle disposizioni di legge con l’aggiunta di un anno, termine tecnico necessario affinché la cancellazione venga completata).