Dal 7 aprile 2026 è in vigore la “legge annuale per le PMI” (legge n. 34/2026, G.U. n. 68 del 23 marzo 2026). L’articolo 11 inserisce il nuovo comma 7-bis nell’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008 e modifica l’articolo 55, estendendo l’apparato sanzionatorio del Testo Unico sulla Sicurezza agli obblighi di informativa nel lavoro agile. Non è una riforma epocale, ma ha un effetto immediato e concreto: un obbligo che esisteva già diventa per la prima volta direttamente sanzionabile dagli organi di vigilanza. Per i datori di lavoro che non si sono ancora adeguati, il margine per farlo senza conseguenze si è esaurito ieri.
La novità vera: non un nuovo obbligo, ma un nuovo rischio
L’obbligo di consegnare un’informativa scritta annuale ai lavoratori in smart working era già scritto nell’articolo 22 della legge n. 81/2017. Ciò che mancava era la conseguenza. Fino al 6 aprile 2026, il datore di lavoro inadempiente esponeva se stesso a una responsabilità civile in caso di infortunio, ma non era esposto a sanzioni azionabili in via amministrativa o penale dall’Ispettorato del Lavoro. Dal 7 aprile quella lacuna è colmata. La violazione è ora sanzionata con l’arresto da due a quattro mesi oppure con un’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro — importi rivalutati ai sensi del D.D. INL n. 111/2023, sanzioni alternative tra loro. Nella prassi ispettiva, l’INL emette tipicamente una prescrizione obbligatoria prima di procedere ulteriormente; ma il presupposto perché scatti è già integrato dalla semplice mancata consegna. La norma si applica a tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalle dimensioni: non è una misura riservata alle PMI nonostante la legge che la contiene.
Cosa deve contenere l’informativa: il perimetro è più ampio di quanto si pensi
L’errore più comune è ridurre l’informativa a una nota sull’ergonomia della postazione. Il perimetro normativo è più esteso: il documento, che deve essere consegnato con cadenza al meno annuale, deve coprire i rischi generali e specifici dell’attività svolta fuori dai locali aziendali, il che include rischi ergonomici (postazione fissa, portatili, tablet), rischio elettrico, illuminazione, qualità dell’aria, microclima, sicurezza antincendio e, per chi lavora in mobilità, rischi outdoor. Devono essere inclusi anche i rischi psico-sociali: stress lavoro-correlato, isolamento relazionale e disconnessione. Sono rischi specifici del lavoro agile riconosciuti dall’INAIL; la loro assenza dall’informativa può essere eccepita in sede ispettiva.
Un elemento che molti trascurano: l’informativa deve recare la firma datata del lavoratore e del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Senza quella firma, il datore di lavoro non ha prova documentale dell’adempimento. In caso di ispezione o di infortunio, un documento privo di sottoscrizione non protegge nessuno.
La guida operativa: cinque passi nell’ordine giusto
Primo: mappare quanti dipendenti sono in smart working, con quale accordo individuale scritto, da quando. L’accordo è un prerequisito — non si può fare smart working senza — e deve essere comunicato al Ministero del Lavoro tramite la procedura telematica dedicata. Chi non ha ancora adempiuto a questa comunicazione è già irregolare, indipendentemente dalla nuova norma.
Secondo: verificare se tra i lavoratori agili vi siano videoterminalisti ai sensi del D.Lgs. 81/2008 e chi usa il videoterminale sistematicamente per più di 20 ore settimanali. Per questa categoria scattano obblighi aggiuntivi di sorveglianza sanitaria e visite oculistiche periodiche che molte aziende ignorano.
Terzo: redigere o aggiornare l’informativa, verificando che copra tutti i rischi rilevanti e che rechi spazio per le firme datate. Chi l’ha già consegnata più di un anno fa deve rinnovarla: la cadenza annuale non è una raccomandazione, è un requisito di legge.
Quarto: aggiornare il DVR in coerenza con le modalità di lavoro agile adottate.
Quinto: istituire un sistema interno (anche solo un calendario condiviso) che garantisca il rinnovo annuale dell’informativa per ciascun lavoratore agile.
Il quadro d’insieme
Secondo l’ultimo report dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, in Italia ci sono 3,57 milioni di smart worker. Dietro ciascuno di loro c’è un datore di lavoro che, dal 7 aprile, risponde penalmente e amministrativamente se non ha consegnato l’informativa. La norma non distingue tra chi non sapeva e chi ha scelto di non adeguarsi: l’inadempimento è oggettivo. Chi è ancora fermo può rimediare subito, ma ogni giorno che passa è un giorno di esposizione inutile.
