Il Decreto Trasparenza (D.Lgs n. 104/2022 in materia di condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili), adottato in attuazione della Direttiva UE 2019/1152, prevede anche una serie di riferimenti agli obblighi di informazione relativamente al trattamento di dati personali mediante sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati che siano:
- utilizzati dal datore di lavoro al fine di realizzare un procedimento decisionale in grado di incidere sul rapporto di lavoro;
- incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.
Il Ministero del lavoro, con la Circolare n. 19 del 20 settembre 2022, indica che “il decreto legislativo richiede che il datore di lavoro proceda all’informativa quando la disciplina della vita lavorativa del dipendente, o suoi particolari aspetti rilevanti, siano interamente rimessi all’attività decisionale di sistemi automatizzati. Ad esempio, l’obbligo dell’informativa sussiste nelle seguenti ipotesi:
- assunzione o conferimento dell’incarico tramite l’utilizzo di chatbots durante il colloquio, la profilazione automatizzata dei candidati, lo screening dei curricula, l’utilizzo di software per il riconoscimento emotivo e test psicoattitudinali, ecc.;
- gestione o cessazione del rapporto di lavoro con assegnazione o revoca automatizzata di compiti, mansioni o turni, definizione dell’orario di lavoro, analisi di produttività, determinazione della retribuzione, promozioni, etc., attraverso analisi statistiche, strumenti di data analytics o machine learning, rete neurali, deep-learning, ecc.
Diversamente, non sarà necessario procedere all’informativa nel caso, ad esempio, di sistemi automatizzati deputati alla rilevazione delle presenze in ingresso e in uscita, cui non consegua un’attività interamente automatizzata finalizzata ad una decisione datoriale.”.
Con riferimento alla previsione riguardante “le indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori” il Ministero richiama l’attenzione su sistemi automatizzati, quali – a puro titolo di esempio: tablet, dispositivi digitali e wearables, gps e geolocalizzatori, sistemi per il riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking, etc.
La citata circolare contribuisce quindi a chiarire, almeno in parte, il perimetro di reale applicazione del Decreto Trasparenza, ponendo un limite ad un’interpretazione eccessivamente estensiva che potrebbe interessare qualsiasi tipo di “strumento elettronico” utilizzato per la gestione del rapporto di lavoro.
Non sfugge come il Decreto Trasparenza, nonostante sia da più parti considerato una ripetizione di obblighi che il sistema legislativo già prevedeva in capo al datore di lavoro / titolare del trattamento, costituisca una “occasione” per il datore di lavoro di tornare sulle considerazioni già poste in essere al fine di produrre documentazione idonea ad informare il dipendente circa il trattamento dei suoi dati personali. L’occasione è da cogliere per confermare la completezza e correttezza di quanto già in essere o, se del caso, di adottare prontamente le più opportune integrazioni.